Aktenberge adé: WW-K digitalisiert Personalakte

06. Mšrz 2018

K√∂nigswinter ‚Äď M√§rz 2018. Im Zuge der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens beginnt die Personalabteilung der WW-K im April, die Personalakten zu digitalisieren. ‚ÄěUm eine gr√∂√ütm√∂gliche Datensicherheit zu gew√§hrleisten, werden wir die Umstellung intern vornehmen‚Äú, so Personaler Michael Gulden. ‚ÄěDa wir ohne die Unterst√ľtzung von externen Dienstleistern arbeiten, wird uns das Projekt die n√§chsten Monate besch√§ftigen.

Wie die meisten Unternehmen hat auch die WW-K beschlossen, in Zukunft papierlos zu arbeiten. Neben dem Einkauf ist es insbesondere die Personalabteilung, in der sich Akten und Papierstapel ansammeln. Nach dem Einkauf stellt daher die Personalabteilung auf das papierlose B√ľro um. Ziel ist es, durch den zentralen Zugriff auf Dokumente und Informationen den Austausch zwischen den Abteilungen zu erleichtern und die Abl√§ufe zu optimieren.

In der digitalen Personalakte werden alle Informationen zu einem Mitarbeiter zentral verf√ľgbar sein. Durch die Zuweisung festgelegter Lese- oder Schreibberechtigungen k√∂nnen die Daten zur Einsicht und Bearbeitung freigegeben werden. Daten wie beispielsweise der aktuelle Urlaubsbestand, Arbeitszeiten, Fehlzeiten oder Schicht√§nderungen werden direkt eingegeben und automatisch im Zeiterfassungssystem ber√ľcksichtigt. Vorgesetzte erhalten nun alle wichtigen Informationen auf einen Blick.

Bereits im Januar hat das Unternehmen das Zeiterfassungssystem Tisoware eingef√ľhrt. Ab April haben Abteilungsleiter und Schichtverantwortliche √ľber das Modul Personaleinsatzplanung Zugriff auf das System. Das Modul ersetzt die Excel-Tabellen, die bislang f√ľr die Planung eingesetzt wurden. ‚ÄěDie Umstellung auf ein zentrales System spart nicht nur Zeit‚Äú, so Personalerin Maria Steeg, ‚ÄěIndem wir Daten nicht mehr h√§ndisch von Excel √ľbertragen, eliminieren wir zugleich auch eine gro√üe Fehlerquelle.‚Äú

Bis alle Personaldokumente digital erfasst sind und sich alle an das neue System gew√∂hnt haben, werden noch einige Monate vergehen. ‚ÄěMenschen sind Gewohnheitstiere‚Äú, wei√ü Personalleiter Michael Gulden, ‚ÄěVer√§nderungen st√∂ren erst einmal die Routine. Wir sind aber sicher, dass nach einer Eingew√∂hnungsphase alle die Vorteile des neuen Systems zu sch√§tzen wissen.‚Äú

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