Aktenberge adé: WW-K digitalisiert Personalakte
Königswinter – März 2018. Im Zuge der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens beginnt die Personalabteilung der WW-K im April, die Personalakten zu digitalisieren. „Um eine größtmögliche Datensicherheit zu gewährleisten, werden wir die Umstellung intern vornehmen“, so Personaler Michael Gulden. „Da wir ohne die Unterstützung von externen Dienstleistern arbeiten, wird uns das Projekt die nächsten Monate beschäftigen.
Wie die meisten Unternehmen hat auch die WW-K beschlossen, in Zukunft papierlos zu arbeiten. Neben dem Einkauf ist es insbesondere die Personalabteilung, in der sich Akten und Papierstapel ansammeln. Nach dem Einkauf stellt daher die Personalabteilung auf das papierlose Büro um. Ziel ist es, durch den zentralen Zugriff auf Dokumente und Informationen den Austausch zwischen den Abteilungen zu erleichtern und die Abläufe zu optimieren.
In der digitalen Personalakte werden alle Informationen zu einem Mitarbeiter zentral verfügbar sein. Durch die Zuweisung festgelegter Lese- oder Schreibberechtigungen können die Daten zur Einsicht und Bearbeitung freigegeben werden. Daten wie beispielsweise der aktuelle Urlaubsbestand, Arbeitszeiten, Fehlzeiten oder Schichtänderungen werden direkt eingegeben und automatisch im Zeiterfassungssystem berücksichtigt. Vorgesetzte erhalten nun alle wichtigen Informationen auf einen Blick.
Bereits im Januar hat das Unternehmen das Zeiterfassungssystem Tisoware eingeführt. Ab April haben Abteilungsleiter und Schichtverantwortliche über das Modul Personaleinsatzplanung Zugriff auf das System. Das Modul ersetzt die Excel-Tabellen, die bislang für die Planung eingesetzt wurden. „Die Umstellung auf ein zentrales System spart nicht nur Zeit“, so Personalerin Maria Steeg, „Indem wir Daten nicht mehr händisch von Excel übertragen, eliminieren wir zugleich auch eine große Fehlerquelle.“
Bis alle Personaldokumente digital erfasst sind und sich alle an das neue System gewöhnt haben, werden noch einige Monate vergehen. „Menschen sind Gewohnheitstiere“, weiß Personalleiter Michael Gulden, „Veränderungen stören erst einmal die Routine. Wir sind aber sicher, dass nach einer Eingewöhnungsphase alle die Vorteile des neuen Systems zu schätzen wissen.“